8 tips voor een succesvolle implementatie van Ipads in de gemeenteraad
30/12/2010 In Zoetermeer dromen ze er van, Gouda is na een pilot positief, in Katwijk discussiëren ze er over, in Wijdemeren doen een test en in Schagen hebben ze de vrije keuze. Op de Linkedingroep Gemeenteraad.nl is een lange discussie gaande over papierloos werken in de gemeenteraad. De meeste gemeenteraden zijn bezig met de Ipad, maar ook laptops worden genoemd als een handig hulpmiddel. In dit artikel worden acht tips beschreven op basis van de opmerkingen in de discussie op Linkedin.
1. Stel de gebruikers centraal; het raadslid
De gebruiker en de techniek moeten op elkaar worden afgestemd. Eerdere initiatieven misten vaak hun doel; soms door de techniek zelf (tip 2), maar ook omdat de techniek niet was aangepast aan de wensen van de gebruiker. Raadsleden en wethouders zijn zeer te spreken over de Ipad met een goede internetverbinding. Zo hebben ze "snel het laatste nieuws bij de hand" of juist "snel stukken uit het verleden tot je beschikking". Ik ben benieuwd of beide aspecten gaan leiden tot een ander debat in de gemeenteraad.
2. De techniek moet feilloos werken
Perfect. Met minder nemen raadsleden en commissieleden geen genoegen als het om de techniek gaat. Een deelnemer aan de discussie zegt het treffend: "De techniek moet feilloos werken". Een test in 2009 met e-readers in Cuijk was niet succesvol, voornamelijk omdat de techniek niet perfect werkte. Zorg daarom dat het perfect werkt. En als het toch niet lukt, dan heb je altijd nog een helpdesk (tip 5).
3. Snelheid is belangrijk
Sommige raadsleden zweren erbij. Ze zitten in de raadszaal met een dik pak papier waar gekleurde tabjes uitsteken. Met de Ipad kun je nog sneller bladeren en zoeken, maar dit vereist wel wat handigheid en bekendheid met de software. Waar bij sommige ereaders wordt getwijfeld aan de snelheid, heeft de Ipad genoeg processorsnelheid om snel te kunnen schakelen tussen raadsstukken. Met de invoering van het nieuwe operating system waarmee multitasken mogelijk is, is de Ipad nog beter te gebruiken tijdens een raadsvergadering.
4. Zorg voor een enthousiaste kerngroep van gebruikers
Hoewel de ondersteuning vanuit de griffie en de afdeling ICT belangrijk is, helpt het als raadsleden zelf het initiatief nemen om digitaal te gaan werken. In de meeste bijdragen in de discussie komt dit dan ook terug. Raadsleden horen positieve geluiden van partijgenoten in andere gemeenten, er ontstaat een enthousiaste kopgroep van enkele raadsleden en dit groepje groeit geleidelijk uit. Mijn eigen inschatting is dat aan het begin van de volgende raadsperiode de helft van de Nederlandse raadsleden digitaal werkt.
5. Faciliteer een helpdesk en zorg voor training
In Etten-Leur werd de instructie gegeven door een enthousiast raadslid. In Nijmegen bleek dat leden van een werkgroep die eerder met Apple hadden gewerkt, sneller waren gewend om te werken met de Ipad dan anderen. Ook blijkt dat raadsleden in een pilot elkaar bevragen of zelf op zoek gaan naar een oplossingen. Zorg desalniettemin voor goede ondersteuning en iemand op de griffie die (een beetje) verstand heeft van de techniek.
6. Betrek afdeling ICT erbij
Sommige problemen gaan de griffie of de raadsleden te boven. Zorg daarom dat de griffie en de afdeling ICT goed samenwerken. Niet alleen wat betreft de inrichting van de documentenstroom en beheer, maar ook essentiële zaken moeten in orde zijn. Zorg in ieder geval dat de raadsleden toegang tot het WIFI-netwerk hebben in de raadzaal.
7. Aanpassing van werkprocessen op de griffie
Zowel de griffie als de afdeling ICT moeten de gebruikers van de Ipad ondersteunen in het digitaal lezen en bewerken van de raadsstukken. Dit vraagt aandacht voor de werkprocessen op de griffie. Welk softwarepakket van een marktpartij wordt gekozen, wordt er gewerkt met een gratis software en hoe worden de documenten vanuit naar de griffie verstuurd? Zorg daarom dat je de tijd neemt om te kijken hoe de documentenstroom nu naar, door en vanuit de griffie verloopt en welke aanpassingen nodig zijn om te zorgen voor een vlekkenloze digitale distributie naar de raadsleden.
8. Communiceer zorgvuldig de voordelen
De deelnemers aan de discussie zijn het over eens. Digitaal werken levert veel voordelen op, zowel in tijdsbesparing, milieubesparing en kostenbesparing. Een artikel op Frankwatching laat zien dat de business case voordelig uitpakt. Hardenberg besloot daarom ook om per 1 januari 2011 volledig over te stappen op de Ipad. Dat de voordelen goed moeten worden uitgelegd laat de berichtgeving op de website van de Telegraaf zien. Communiceer daarom duidelijk de voordelen, zeker in tijden van bezuinigingen.
Wordt 2011 het jaar van de digitale raadsleden?
Ik ben benieuwd of jullie de tips herkennen in dit artikel of dat er nog aanvullingen zijn. En natuurlijk blijf ik benieuwd naar jullie ervaringen. Wordt 2011 het jaar waarin Nederlandse raadsleden volledig overgaan naar digitaal werken? Reageren kan hier en op Linkedin.
Peter Joosten is onderzoeker en adviseur bij Necker van Naem. In Amstelveen deed hij onderzoek naar het intranetsysteem voor de gemeenteraad, in Amsterdam Nieuw-West trainde hij een griffiemedewerker in het gebruik van bepaalde software en momenteel is hij werkzaam als assistent raadsgriffier a.i. in Nijmegen. Vanuit die functie begeleidt hij het experiment Papierloos Werken in de gemeenteraad. Daarnaast is eigenaar van het blog managementlessen.nl.
